Informationspflicht bei Erhebung von personenbezogenen Daten gemäß Artikel 13 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
Die Stadt Wolfsburg nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst und möchte Sie darüber informieren, was mit Ihren personenbezogenen Daten geschieht, wenn Sie entweder als externe Person eine Einladung zur Teilnahme an einer Videokonferenz (MS Teams) als Gast erhalten oder wenn Sie als Mitarbeitender der Stadt MS Teams nutzen.
Stadt Wolfsburg, Der Oberbürgermeister, Geschäftsbereich Informationstechnologie, Porschestraße 47 a, 38440 Wolfsburg, Tel. 05361 28-1895, helpdesk@stadt.wolfsburg.de
Die Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten der Stadt Wolfsburg lauten: Stadt Wolfsburg, Datenschutzbeauftragte, Stabsstelle Datenschutzmanagement, Porschestraße 49, 38440 Wolfsburg, E-Mail: datenschutz@stadt.wolfsburg.de
Als Mitarbeitender der Stadt Wolfsburg werden Ihre personenbezogenen Daten (Name, Vorname, E-Mail-Adresse, OE) zum Zwecke der Accounterstellung, Organisation und Durchführung einer Audio-/ Videokonferenz mittels Microsoft Teams verarbeitet. Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist das Dienst- und Arbeitsverhältnis.
Als Gast / externe Person werden Ihre personenbezogenen Daten (E-Mail-Adresse) zum Zwecke der Organisation und Durchführung einer Audio-/ Videokonferenz mittels Microsoft Teams verarbeitet. Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung können sein:
- Vertragliche Beziehungen, die Ihr Unternehmen mit der Stadt pflegt oder eingehen könnte
- Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO i.V.m. § 3 NDSG, falls die Stadt unter Zuhilfenahme von Ihnen eine Aufgabe im öffentlichen Interesse erfüllt
- eine Einwilligung, sofern Sie diese im Vorfeld (schriftlich) erteilt haben.
Ihre personenbezogenen Daten werden verschlüsselt an ein in Deutschland befindliches Rechenzentrum von Microsoft übermittelt und dort für die Stadt Wolfsburg verschlüsselt gespeichert, um die Einladung zu generieren und die Teilnahme an der Audio-/ Videokonferenz zu ermöglichen.
Gastzugang: Bei Gastzugängen werden Ihre Daten für einen Zeitraum von 30 Tagen bei Microsoft gespeichert. Der Speicherzeitraum beginnt mit Mitteilung Ihrer Kontaktdaten.
Benutzeraccount: Für Mitarbeitende wird ein Benutzeraccount generiert. Hier beginnt die Speicherung mit Generierung des Benutzeraccounts. Die Speicherung der Daten kann durch Beantragung der Löschung des Benutzeraccounts beendet werden. Nach veranlasster Löschung werden die Daten nach 30 Tagen bei Microsoft gelöscht.
Nach der DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:
- Recht auf Auskunft (Art.15 DSGVO)
- Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Recht auf Löschung (Art.17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
Daneben steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde zu. Die Anschrift lautet: Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Hausanschrift: Prinzenstraße 5, 30159 Hannover, Postanschrift: Postfach 221, 30002 Hannover, E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de.
Hinweis: Wenn Sie beabsichtigen, der Stadt schutzwürdige Informationen zu senden, wird der Postweg empfohlen. Der Versand per E-Mail ist nicht sicher.